Plans d’urgence

Dire que les plans doivent être écrits semble prima facie évident. Cependant, nous avons trouvé des organisations sans plans écrits ou avec des parties de plans qui, selon elles, feraient l’affaire. Un plan écrit demeure un atout des plus précieux pour répondre aux incidents dans les opérations de l’entreprise. Non seulement attribue-t-il des rôles précis et fournit-il des informations sur les communications mais, plus important encore, il est signé par une personne de pouvoir qui interpelle ses dirigeants et en définit l’étendue. Lorsque nous traitons avec des clients, nous nous assurons qu’ils comprennent qu’un plan écrit est nécessaire, mais plus encore, qu’il est signé.

Tous les participants à la mise en application d’un plan doivent recevoir une formation

La formation pour la mise en place d’un plan est le second aspect important. Nous savons que la formation peut prendre plusieurs formes, mais nous ne pensons pas que tous les plans nécessitent une session formelle en classe. La formation peut être aussi simple que de rassembler les membres de l’équipe autour d’une table, que tous confirment qu’ils ont bien lu le plan, qu’ils comprennent leurs rôles et se sentent aptes à les exécuter. Bien sûr, une formation formelle et plus élaborée demeure la meilleure approche, notamment lorsque les plans sont plus complexes.

Mettre votre plan à l’épreuve avec une situation concrète

La mise à l’épreuve est un aspect intéressant : vous pouvez valider le plan ou les circonstances peuvent le faire pour vous. L’épreuve prend généralement la forme d’un exercice sur table à partir d’un scénario réaliste, dans lequel des personnes concernées ont la possibilité de démontrer leurs compétences à résoudre les défis du scénario. Au fur et à mesure que l’activité se déroule, des informations supplémentaires connues sous le nom de « injections » y sont apportées et rendent l’exercice encore plus animé. Nous considérons ce second niveau comme une simulation. Alors que l’exercice sur table se passe généralement à l’intérieur d’une même pièce, une simulation peut impliquer des communications à d’autres personnes ou de nouvelles personnes arrivant avec des informations supplémentaires. Cela rend l’exercice encore plus réaliste.

En plus de ces deux niveaux d’exercice, Mère Nature peut également contribuer. Dans ce cas, lorsqu’un plan est achevé, signé et que les gens ont été formés, un événement réel peut être considéré comme une situation d’exercice. Dans toute entreprise, les événements réels sont généralement suivis d’un debriefing et les scénarios d’exercice tout comme les simulations ne sont pas différents. Voilà l’occasion de bonifier le plan, la formation et la compétence des intervenants. Même s’il est rapide et court, le debriefing devrait se dérouler immédiatement après l’événement, avant que quiconque retourne à la maison. Dans lequel cas, ils perdraient l’ambiance du moment et certaines informations. Les militaires appellent ce debriefing un lavage chaud.

Un plan sans ressources financières demeure un plan faible

Tout plan peut être bien écrit et signé ; cependant, si on n’a pas les ressources nécessaires pour le mettre en action, cela échouera. Par exemple, si un plan prévoit le déploiement de cinq téléphones cellulaires, ceux-ci doivent être disponibles lorsqu’ils sont appelés. Il s’agit ici d’un exemple bien simple. Par ailleurs, si le plan prévoit trois autobus pour transporter 70 personnes à un endroit donné, il faut s’assurer que cette ressource soit effectivement disponible au besoin. Nous entendons souvent des organisations dire que, indépendamment de tout plan, elles ont les ressources nécessaires et peuvent procéder (notamment au gouvernement). En réalité si un contrat de service n’existe pas et qu’il n’est pas vérifié occasionnellement, on ne peut pas être assuré du cet aspect du plan d’urgence.